Ohne moderne Kommunikationsmittel, sind viele Jobs kaum noch durchführbar. Insbesondere die mobile Erreichbarkeit wird vielerorts schlicht vorausgesetzt. Auch und besonders Freiberufler sind darauf angewiesen, unterwegs ihr Postfach einsehen und Telefongespräche führen zu können. Die entstehenden Kosten können als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Die nachfolgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie im Laufe eines Jahres gezielt Steuern einsparen können.

Die Umsatzsteueranmeldung korrekt ausfüllen

Die Umsatzsteuervoranmeldung kann entweder monatlich oder jährlich gemacht werden. Benutzt ein Freiberufler ein Prepaid Handy, können sowohl die Aufladungskarten als auch die Anschaffungskosten bei der Umsatzsteuervoranmeldung abgesetzt werden. Zweifelsohne sind auch bei einem Vertrag die Anschaffungskosten absetzbar.

Generell ist es ratsam, einen Einzelverbindungsnachweis einzureichen, um dem Finanzamt Rückfragen zu ersparen. Für das Amt muss dabei erkenntlich werden, wie lange der Freiberufler telefoniert hat, welche Zielrufnummer er eingegeben hat und welcher Gesprächspartner an der Kommunikation beteiligt war. Nur so können die beruflichen Handykosten zurückverfolgt werden.

Handykosten als Betriebsausgaben geltend machen

Die angefallenen Telefonkosten müssen klar in der Umsatzsteueranmeldung unter Betriebsausgaben gekennzeichnet sein. Als Betriebskosten sind alle Dinge zu verstehen, die nicht zu den Ausgangs- oder Eingangsrechnungen zählen. Das Handy sollte unter der Rubrik Telekommunikation aufgeführt werden. Anschließend werden die jeweiligen Kosten berechnet. Die meisten Buchhaltungsprogramme haben bereits entsprechende Punkte vorgefertigt. Am einfachsten ist es, das Handy inklusive der Kosten dort abzusetzen. Dabei ist es unerlässlich, die berufliche Nutzung des Handys nachzuweisen.

In jedem Fall muss der Anteil der Gesprächskosten im Verhältnis zu den Grundgebühren stehen. Sollten die Grundgebühren sehr hoch, der Anteil der Telefongespräche dagegen sehr niedrig sein, kann dem Freiberufler die berufliche Notwendigkeit aberkannt werden.

Privatgespräche mit dem Geschäftshandy sind gänzlich von der Regelung ausgenommen und können nicht von der Steuer abgesetzt werden.

Als Freiberufler zwei Handys benutzen

Damit das Finanzamt die Kosten eindeutig nachvollziehen kann und privat geführte Telefongespräche oder einzelne SMS von den abzugsfähigen Kosten herausgerechnet werden können, sollten sich Freiberufler zwei Handys zulegen: Eins für den geschäftlichen Gebrauch und eins für das Erledigen privater Angelegenheiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich um ein Prepaid Handy oder ein Vertragshandy handelt. Es ist in jedem Fall ratsam, alle Belege und Rechnungen sicher aufzubewahren, da diese bei der Jahresabrechnung vom Finanzamt häufig angefordert werden.

Eine Alternative zu zwei getrennten Handys können sogenannte Dual-SIM-Handys sein. Mit einem solchen Handy können zwei SIM-Karten parallel genutzt werden. Das Telefon ist dann über zwei Nummern erreichbar. Sie wählen dabei entweder, welche Karte dauerhaft für eine Funktion verantwortlich ist oder entscheiden sich individuell vor jeder Aktion. Da jede SIM-Karte unter einem separaten Vertrag läuft, entfällt das mühsame Aufsplitten nach privater und geschäftlicher Nutzung innerhalb der monatlichen Abrechnungen.