Организация работы с помощью Google Wave

:

Мы ― небольшой коллектив (30 человек) который ведет один немаленький и достаточно успешный проект. У нас, как и у многих IT-фирм, были проблемы с документацией, планированием и организацией нашей работы. Вот уже полгода для коллективной работы мы используем Google Wave, который помог значительно продвинуться в решении вышеперечисленных проблем. И это несмотря на то, что продукт даже еще не в бета-версии.

До перехода на Google Wave в течение 5 лет мы использовали Trac, полгода ― Microsoft Project, знакомились и тестировали почти все системы планирования и организации работы. Но проще и быстрее остальных систем у нас прижился google wave, и мы очень этому рады. Возможно, крупным компаниям, у которых внедрены ERP-системы, наши достижения покажутся смешными, но нам Google Wave действительно облегчил жизнь.

Цель этой статьи ― привлечь внимание к Google Wave, к коллективной работе в Google Wave, разработкам (с нами или без нас) для Google Wave (да и вообще всего, что связано с коллективной работой). Мы очень хотим, чтобы работа стала еще удобнее, интереснее и эффективнее.

С первого взгляда

Первый плюс, который сразу бы хотелось отметить ― это низкий порог вхождения. Разобраться с тем, как пользоваться Google Wave, несложно. Половина наших сотрудников совсем не из IT-области, но после небольшой презентации и обучения, обсуждения всех задач, перешли в волну достаточно легко.

Второй плюс ― это то, что сервис находится в облаке, и нам не надо тратить собственные силы и средства на поддержку своего сервера. Хотя, если у нас появится необходимость или паранойя, мы cможем перенести все это на свой Wave-сервер.

image

Правильная волна

Но волна в чистом виде, конечно, не панацея, мы придумали немало правил, по которым у нас ведется работа. В следующих статьях я буду описывать наши правила, расскажу и покажу роботов, расширения для браузера и гаджеты, которые мы написали для более удобной работы с волной, а также предоставлю доступ к исходникам.

Но до того, как начать ознакомление, необходимо хотя бы коротко рассказать некоторые правила, которых мы придерживаемся:

  • У каждой задачи должен быть ответственный человек, который отвечает за решение этой задачи.
  • У каждой задачи должны быть сроки. Даже если сроки не ясны, указываем примерные.
  • Нельзя ни в коем случае допускать ситуации с просроченными задачами, но их можно перенести с описанием причины переноса сроков.

Под эти нехитрые правила мы придумали свою систему организации работы. Очень важным моментом при создании системы было то, чтобы ею было удобно пользоваться.

Как постановка задачи происходила до внедрения Google Wave?

В определенных случаях мы использовали Trac, но само создание тикета для постановки задачи занимало много времени, и описать всю задачу сразу получалось далеко не всегда ― возникали вопросы. Для их обсуждения мы переходили в Jabber (ICQ) или ставили задачу вербально. Но при этом эта задача становилась оторванной от ситуации в целом, от контекста, в котором о ней шла речь. Такие задачи было сложно анализировать, часть информации терялась и т.д. Google Wave помог уйти от этих трудностей.

Решение проблем через Google Wave

В процессе разговора и общения мы ведем беседу таким образом, чтобы в результате у нас появлялась документация (как это происходит, будет описано в следующих статьях), а сами задачи ставим непосредственно внутри контента, который является и обсуждением, и будущей документацией. Всё общение по другим каналам стараемся сводить к минимуму.

При постановке задачи человек, который ее ставит, пишет соответствующий тэг, помечая, таким образом, кому она адресована и в какие сроки должна быть выполнена.

Тэги пишутся в круглых скобках в самой задаче, непосредственно возле текста задачи. Первые две буквы тэга означают исполнителя задачи (Фамилия Полное имя, например, ИП — Иванов Петр). Третья буква тэга ― статус задачи (пример: н — Новая задача). Шутки, что мы не возьмем человека на работу, если его инициалы повторяются, у нас уже были. В данный момент мы все легко можем вспомнить инициалы всех сотрудников, и 2 буквы можно написать очень быстро.

Также в тэге указывается deadline (конечный срок выполнения задачи).

Пример тэга: (тп н 18.05)

Расшифровка: Новая задача Тестовому Пользователю, срок выполнения ― 18 мая.

У нас это обычно выглядит следующим образом:

image

Когда задача выполняется, тэг исправляется исполнителем на соответствующий. Задача проверяется постановщиком, и если он ее не принял, то заново ставит тэг «н». Если исполнитель не может сделать задачу вовремя, он отписывается по состоянию дел, называет новый срок и меняет deadline в исходном тэге.

В панели navigation в searches можно сделать соответствующие для себя поисковые запросы. И назвать их нативно (к примеру, «невыполненные задачи», «обсуждаемые задачи», «все мои задачи» и т.д.).

Формат записи deadline

Записываем день и номер месяца (с ведущим нулем):

  • (тп н 19.02) 19 февраля.
  • (тп н 19.02 12:00) в 12 часов дня
  • (тп н 19.02 09.02) первый срок дедлайна 9-го числа, который перенесли на второй срок 19го.
  • (тп н) Задача без даты считается задачей, которую надо сделать сегодня. Забегая немного вперед, в эту задачу наш робот автоматически поставит текущую дату.

Статусы
  • н — нерешенная задача
  • в — задача требует дополнительных вопросов (этот тэг для того, чтобы задача пропала из списка задач на которые стоит еще обращать внимание, до появления новой информации.)
  • р — реализованная задача.

Примеры поисковых запросов

Кавычки в запросах обязательны.

  • in:inbox "(тп н" — все нерешенные задачи тестового пользователя.
  • in:inbox "(тп р" — реализованные задачи тестового пользователя.
  • in:inbox "(тп н 21.02" все нерешенные задачи 21 февраля тестового пользователя. Этот запрос, к сожалению, добавить в используемые нельзя, и каждому придется писать этот запрос ежедневно вручную, дописывая текущую дату.
  • in:inbox "(?? н" — все нерешенные задачи.
  • in:inbox "(?? н 21.02" — все нерешенные задачи всех пользователей на 21-е февраля.

Поисковые запросы можно сохранить. И быстро открывать в поиске свои задачи.

image

Каждый сотрудник, уходя с работы, должен проверить, нет ли у него незакрытых задач на сегодняшний день.

Если пользоваться только системой поиска, то находить внутри волны свою задачу не очень удобно и тяжело проанализировать список всех своих задач. И в этом нам помогает специальный робот, который анализирует такие тэги, и записывает их в персональные календари сотрудников со ссылками на волны (расскажем о нем, о том, как его писали и выложим исходники в других статьях).

image

В этой статье я описал нашу систему очень коротко и упрощенно, чтобы узнать, будет ли интерес. Если он будет, то в следующей статье расскажу более подробно о том, каким образом мы оформляем информацию-общение-документацию в волнах.